オフィス伝わる 片山なつ・高橋佑磨

第3回は、紙面のレイアウトについて押さえておきたい三カ条を紹介します。ここでいうレイアウトとは、「内容を整理整頓して配置する」こと。分かりやすい資料は、1つ1つの項目のまとまりが見た目で「パッと分かる」ようになっています。そのために、（1）余白を取る（2）揃える（3）グループ化する――の三カ条を守らなくてはなりません。

その1「余白を取る」＝文字や図が紙面いっぱいに配置されていたり、項目同士が今にも接しそうなほど近くに配置されていたりして、全く資料に余白がないと、一体全体、どこに何が書いてあるのか、どこからどこまでが1つの項目なのかが、捉えづらくなってしまいます。

スペースいっぱいに情報を載せても、読み手の負担になってしまいます。そうならないためには、文字を減らしたり図を小さくしたりして、紙面の上下左右と各項目の周囲に余白を設けることが必要です。

その2「揃そろえる」＝整理整頓の秘訣は、揃えて配置すること。机に物を置くときも、揃えるだけで整理されて見えます。紙面上の情報でも、それは同じです。小見出しや段落、図などのあらゆる情報は、きちんと揃えて配置するように心掛けましょう。

タイトルや小見出し、本文の文頭や行頭、図の左側など、グリッドを意識して左端をぴったり揃えてしまいましょう。タイトルや小見出しなどは、センタリングにしてしまいがちですが、左に揃えてしまった方がレイアウトは簡単です。左端だけでなく、上も下も右側も揃えられる部分はきっちり揃えてしまいましょう。どんなものでも、何かを配置するときには、別の何かに揃えることが大切です。

文章についても同じです。横書きの場合は左揃えが基本です。人の目線は、資料の左上から右下へと進んでいくので、1つの資料の中に、中央揃えや右揃えが混在すると読みづらく、見づらくなってしまいます。

その3「グループ化する」＝グループ化とは、意味的なまとまりを見た瞬間に捉えられるように、内容が近い者同士をより近くに、遠いものはより遠くに配置することです。例えば、小見出しと文章、関連する図を互いに近付けて配置し、1つのセットとします。そのセットと別のセットとの間は、少し離して配置するということです。

このとき、安易に枠で囲んでグループ化するのではなく、余白と揃えを使うことで、見やすくすっきりとグループ化することが可能です。グループ化は、内容を見た目に反映する、とても効果的な方法です。