学校資料に役立つデザイン 押さえたい三カ条! (6)文章の書き方三カ条

eye-catch_1024-768_katayama-takahashiオフィス伝わる 片山なつ・高橋佑磨

今回は文章を書く際の注意点です。段落や箇条書きなどの文章も、少し気を付けるだけで格段に読みやすくなります。

MS Office(特にPower Point)は英文用に設定されているため、標準設定では日本語の文章が読みづらくなります。手順として、(1)行間の設定(2)太さとサイズで階層を作る(3)改行位置に気を付ける――を行い、注意して文章を書いていくと、読みやすく仕上がります。

行間や改行などに気を付けて、文章を読みやすく
行間や改行などに気を付けて、文章を読みやすく

その1「行間を設定する」=行間は狭すぎても広すぎても、文章が読みづらくなります。行と行の間に0・5~1文字分くらいの空間ができるように行間を設定します。「段落」の設定ウインドーから行間を変更できます。一行の長さによって適切な行間は異なるので、読みやすいと感じる行間を設定します。

もし設定が反映されない場合(Wordに限る)は、同じウインドーの「1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外してください。箇条書きの場合は、行間だけでなく段落間隔(項目間の間隔)も設定するとよいでしょう。行間よりも段落間隔を少し広く設定すると、箇条書きの項目間が開くため、項目ごとに認識しやすくなります。

その2「太さとサイズで階層を作る」=資料の内容を、資料の見た目に反映することができれば、読み手の負担を大幅に減らせます。ほとんどの場合、資料はタイトルと小見出し、本文の繰り返しの構造を持ちます。タイトル、小見出し、本文の順で目立つように、文字の太さやサイズを変えて階層を視覚化しましょう。文字をゆがめたり、色を付けたりするよりも、太さとサイズで目立たせた方が、読みやすさも損なわれません。

また、本文内で強調する箇所がある場合は、小見出しよりも目立たず、本文よりも目立つようにして、階層を逸脱しないように注意しましょう。

その3「改行位置に気を付ける」=長い文章では、気にすることはありませんが、一行が短くなればなるほど、改行位置に気を配る必要があります。単語の途中や強調箇所などで改行してしまうと、読みづらくなります。強調箇所での改行については、長い文章でも避けるようにした方がよいでしょう。

また、1~3文字だけ次の行にはみ出してしまうのも読みづらいですし、何より不格好です。改行位置の調整は面倒に感じるかもしれませんが、文章を見直す機会と捉えると内容も改善するので一石二鳥です。授業で使うプレゼンスライドなどは、特に注意しましょう。

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