【働き方改革のキーパーソン(9)】情報管理はルートの分岐を

埼玉県川口市立小谷場中学校事務主査 栁澤 靖明
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情報管理は大きく分けて、文書とデータがある。まず文書管理の話をしよう。具体的には、文書の保存や廃棄、収受や発送の管理があるが、文書の審査という仕事もある。起案された文書をチェックし、外部に発信する内容の誤りや誤植、不適切な表現などがないか確認する業務である。

最近は、管理職が最終チェックをする前に教務主任や主幹教諭がチェックしているケースが多いだろう。しかし、文書の種類によって教務担当ルート(教育内容に深く関わる文書)と事務職員ルート(一般的なお知らせや通知に当たる文書)に分岐することで、教務担当の仕事を軽減できるのではないかと考える。

従来の決裁ルートに事務職員を加えて複数の目で確認するという事例も聞くが、働き方改革を考える上では、加配よりも分岐がよいだろう。「三人寄れば文殊の知恵」ということわざの通り、3人いれば「文殊の知恵」は担保できる。

次はデータの話をしよう。教職員が扱うデータ情報は学校のサーバー(自治体やクラウドもあるだろう)に保管し、共有フォルダーとして管理しているケースが多いだろう。そこで、意外と労力を必要とするのがデータ整理だ。

フォルダーやファイルが乱立すると、必要なデータにアクセスするだけで苦労するし、誰が作成したのか不明なフォルダーやファイルは消去に躊躇(ちゅうちょ)する。これも情報主任や管理職がチェックしているケースが多い。

これには、情報主任との分業を提案したい。情報主任ルート(情報教育)と事務職員ルート(情報管理)の分岐である。

一例として、フォルダーの整理方法を提案しよう。共有フォルダーの整理には、校務分掌に沿ったデータフローが有効である。共有フォルダー直下に、教務部や指導部といった大項目フォルダーを作り、教務部の中に授業計画や行事計画の中項目、さらにその中で年間計画や提案文書などを整理する方法である。

また、一時保管フォルダーを作って一定期間が過ぎたら担当が削除したり、フォルダーの保存状態が適切か確認したりする定期的なパトロールで、適正さや快適さを保証していく。こうしたことが情報管理では重要になってくる。

いずれの情報管理においても、情報公開に対応できる体制や、個人情報の適正な管理が重要である。これらも第4回で示した通り、「校内諸規定の制定」業務の一環として事務職員が立案・提案し、校内でリーダーシップを取っていくべきだろう。

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