目指せ管理職 学校管理職合格講座 IV(36)年度末に行う表簿の廃棄

eye-catch_1024-768_kyouikukanri教育新聞 教育管理職研究会編

〇法令、規則などに従い適切な管理を

年度が新しくなっても、旧年度の表簿は、法令や条例に基づいて一定年度保管する必要がある。学校教育法施行規則第28条には、表簿の種類に応じて、5年または20年間の保存規定がある。それ以外にも、各自治体が学校管理規則等で定めた保管義務のある表簿も多い。各自治体によって正確な保管期間が異なるので、確認の必要があるが、学校によっては、各表簿の保管期間を把握することもなくいたずらに耐火書庫のスペースを埋めていることがある。保管期間を終えた表簿は、順次廃棄する必要があり、その手続きを決めておく。

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(1)総括文書管理者の選定

文書管理は、多くの学校では事務職員が担当することが多いが、総括文書管理者は管理職が担当する。同管理者の責任で、保管・移管・廃棄などの措置を決定する。

(2)表簿のファイル化

規定されている表簿は、ファイルにまとめ保管する。その際、ファイルの背表紙には、中身と同時に保管期限を明記しておく。文書管理者は、年度末などに保管期限を確認し、廃棄の手続きを進める。ただし、年度末ではあっても、3月31日までは現年度であるので、実際の廃棄は翌年度明けに行うようにしたい。

(3)廃棄文書記録簿の作成

廃棄時には、どのような表簿をいつ、誰が、どのような方法で廃棄したかを記録しておく必要がある。例えば、「平成〇年度卒業生 生徒指導要録○名分 教頭(○○)により シュレッダー裁断 廃棄」などの記録を記載した「廃棄文書記録簿」を作成する。この記録簿は、他の重要書類と同様に耐火書庫等の見やすい場所に入れておき、追記しながら保管することが望ましい。「その表簿が確かに存在しない」ことを証明する重要な証拠となり得るし、膨大な表簿の中からありもしない表簿を探す手間がなくなる。

(4)その他

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目に見える表簿以外に廃棄すべきものとして、デジタルデータがある。年度内に担任した児童生徒の生徒指導記録や住所等の個人情報、進級・卒業認定に係る成績、スナップ写真などが考えられる。要らないものは消去したい。もちろん、必要になる場合もあるので、どこに誰が保管しているのかを把握することも総括文書管理者の責任である。

また学校には、理科室・技術家庭室、保健室や体育倉庫、図書室などに使用できず放置したままになっている備品等も少なくない。スペースを埋めるだけでなく、経年劣化した備品等が置いてあれば、思わぬ事故にもつながりかねない。また、表簿上だけで備品充足率や蔵書数が増えても何の意味もない。各自治体の手続きに従って廃棄処分を進めたい。

(おわり)

<参考> 学校教育法施行規則[表簿]

第二十八条 学校において備えなければならない表簿は、概ね次のとおりとする。

一 学校に関係のある法令

二 学則、日課表、教科用図書配当表、学校医執務記録簿、学校歯科医執務記録簿、学校薬剤師執務記録簿及び学校日誌

三 職員の名簿、履歴書、出勤簿並びに担任学級、担任の教科又は科目及び時間表

四 指導要録、その写し及び抄本並びに出席簿及び健康診断に関する表簿

五 入学者の選抜及び成績考査に関する表簿

六 資産原簿、出納簿及び経費の予算決算についての帳簿並びに図書機械器具、標本、模型等の教具の目録

七 往復文書処理簿

(2) 前項の表簿(第二十四条第二項の抄本又は写しを除く。)は、別に定めるもの

ほか、五年間保存しなければならない。ただし、指導要録及びその写しのうち入学卒業等の学籍に関する記録については、その保存期間は、二十年間とする。

※各自治体の定めた学校管理規則等を参照 …その他、学校に備えるべき表簿

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