各校へのメールが半年で約3700件 市教委に改善要求

神戸市教委が今年3月から8月の半年間で、市内の各小中学校などに約3700通ものメールを送信し、業務負荷を増大させていたとして、同市は10月8日までに調査結果を公開した。

期間中のメール発信件数は3687件で、月平均615件、1日平均30件にも及んだ。さらにタイトルから内容が分からなかったり、本文自体の読みやすさや分かりやすさに課題があったりもした。受信者に確認や理解のために余計な手間や時間をかけさせる、大幅に改善が必要な文書が「少なくとも4割はあった」という。

不備の要因としては、「要約」「通知内容」「添付ファイル」の3項目が72%を占めた。具体的には、1件の添付ファイルが20以上のケースや、通知内容に重要度の高いものと低いものが混在している不親切なケース、「添付の通り」としただけで要約していないケースが目立ったという。

こうした実態を受け、神戸市は市教委に▽余計な文書の発出を抑制する▽読み手の立場に立った文書の作成を徹底する――などした上での、「添付ファイルの3~6割削減、通知文書の発出件数の3割削減」を要望。今年末までに改善案を提示し、具体案にまで落とし込むよう求めた。

同市教委は、メールの発信ルールや、要件別のひな型作成などで、無駄や不備を減らし、改善に努めていくとしている。


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