初めまして、オダギリ展子です。私は「事務効率化コンサルタント」という肩書で、業務の効率化やデスク周りの整理術などをテーマに執筆や講演などを行っています。

　この業務の効率化は、私のかつての勤め先である特許事務所で習得した「ミスを未然に防ぐことができれば（それをリカバーするための無駄な時間が発生しないので）、業務が効率的になる」という考えに基づくものです。

　執筆では、最新刊に『スクールステーショナリーガイドBOOK』（学事出版）があるのですが、この本は業務の効率化はもちろん、教育現場での「働き方改革」をサポートできるツールとして、文具に焦点を当てた指南書となっています。

　本連載では、同書の内容を基にして、皆さんの働き方改革を後押しできるように、その選び方・使い方を「選ぶ際の着眼点別」にご紹介します。そうは言っても、「文具で働き方改革までできるかな？」「無理だよ～」などという声が聞こえてきそうなので、ここで私から一つ質問です。

　今、皆さんがお使いのホチキスの針の処理の仕方は、図1の右か左のどちらでしょうか？

　私が推奨しているのは、とじた針の裏側が平らに打ち曲げられる「フラットクリンチタイプ」（図1の右）です。なぜなら、一般的なとじ方（図1の左）でとじた書類を何部も重ねると、とじた部分の厚みが増して書類にスロープができてしまいますが、フラットクリンチタイプだと、この厚みが最大25％抑えられるからです。

　そして、これにより、以下のメリットが発生します。

①単純計算で、収納に100冊ファイルが必要だったのが75冊で済む

②新規ファイル作成時の手間を25％削減（ファイルの手配やタイトルの記入など）

③ファイルの保管場所の省スペース化

④必要なファイルや書類を探す際の手間の削減

⑤保管料の節約（書類の保管に倉庫などを借りている場合）

※針の留め位置をファイリングに問題ない範囲で分散させて、厚みが1カ所に集中しないようにするとさらに効果的です。

　また、職場では、とじ枚数の多い際に使う大き目のホチキスは、各人の机から少し離れた所にまとめて置かれることが多く、厚い書類をとじるときは、その都度離席せざるを得ません。

　けれども、マックス社（※フラットクリンチタイプのホチキスを世界で初めて開発）のラインナップでは、小型ならPPC用紙（一般的なコピー用紙）40枚まで、中型なら同80枚まで針を替えずにとじられるので、この作業が自席で可能となり、置き場所までの往復時間や労力までをも削減できるのです。

　こんなに小さな針の先だけでもこれだけの効果があるのですから、他の文具で働き方改革ができても不思議はないでしょう。

　では、これからしばらくお付き合いのほど、よろしくお願い致します。

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【プロフィール】

オダギリ展子（おだぎり・のぶこ）特許および貿易事務の業務に携わり、事務業務のリスクヘッジや効率化のノウハウを身に付ける。その結果、過去の担当者の月100 時間を超える残業をゼロにした。主な著書に『働くあなたにピッタリのモノが見つかる! スクールステーショナリーガイド BOOK』（学事出版）、『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』、『デスクワーク整理術』（以上、三笠書房）、『仕事がはかどる　デスクワーク&整理術のルールとマナー』(日本実業出版社)、『仕事が10倍速くなる事務効率アップ術』（フォレスト出版）などがある。